不要讓數(shù)據(jù)毀了ERP，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集8個(gè)步驟！
導(dǎo)讀：ERP的主要作用就是對(duì)企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達(dá)都要通過(guò)數(shù)據(jù)完成。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施來(lái)講，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度最大。
首先，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)中所有可見(jiàn)信息和不可見(jiàn)信息。物料基本信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)科目，供應(yīng)商客戶信息，部門(mén)、工廠、倉(cāng)庫(kù)、車間信息等等屬于可見(jiàn)信息，這些信息在手工作業(yè)中也會(huì)用到。不可見(jiàn)信息如單據(jù)類型、倉(cāng)庫(kù)性質(zhì)、計(jì)劃參數(shù)等，這些信息在手工管理信息時(shí)是不會(huì)涉及到的，它們會(huì)影響到系統(tǒng)計(jì)算。
另外，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從幾個(gè)到幾十萬(wàn)都有，而每條記錄包含的字段又可多達(dá)上百個(gè)，兩者的乘積簡(jiǎn)直是天文數(shù)字，通常造成項(xiàng)目延期的原因有90％來(lái)自于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。
數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運(yùn)行的基礎(chǔ)，如物料計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫(kù)存量、BOM結(jié)構(gòu)等計(jì)算得到的，如果其中任何一個(gè)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，計(jì)劃結(jié)果就將沒(méi)有任何指導(dǎo)意義。
正是因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)具有這些特征，從而造成了收集準(zhǔn)備工作量大、難組織，一般需要多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)，投入的人力和時(shí)間都比較多，見(jiàn)效周期長(zhǎng)，因此阻力也是很大的。
為了幫助企業(yè)更有效地實(shí)施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯(cuò)誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
第一步：確定工作范圍
首先根據(jù)ERP項(xiàng)目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門(mén)和人員配備，進(jìn)而確定工作計(jì)劃，切記不可將所有工作只交給一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人做，必須對(duì)此項(xiàng)工作的艱難程度有充分的認(rèn)識(shí)。工作計(jì)劃中還要注意安排定期的會(huì)議，以方便工作人員之間溝通。
第二步：建立必要的編碼原則
ERP軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過(guò)編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí)，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個(gè)可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫(kù)可以識(shí)別的唯一標(biāo)識(shí)方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。
另外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的建立，應(yīng)該按照ISO9000的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，尤其對(duì)于量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如物料主文件的編碼）必須由多個(gè)部門(mén)共同確定方案。
第三步：建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉(cāng)庫(kù)、部門(mén)、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會(huì)在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時(shí)間和人力完成。如果整理其他數(shù)據(jù)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補(bǔ)的話，整體效率和進(jìn)度會(huì)大打折扣。
第四步：BOM結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）
如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計(jì)劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級(jí)次關(guān)系，這步工作的難點(diǎn)是半成品設(shè)定的問(wèn)題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計(jì)分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會(huì)大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對(duì)半成品建立庫(kù)存賬、或者采用安全庫(kù)存管理、半成品對(duì)外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM 每多一層，相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量的同時(shí)還會(huì)增加物料信息的數(shù)據(jù)量，我個(gè)人的觀點(diǎn)是盡量少的BOM階次可以使這項(xiàng)工作處于可控狀態(tài)。
第五步：收集第一手資料，將原來(lái)的離散數(shù)據(jù)從不同部門(mén)集中
在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項(xiàng)，字段就包括生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)的信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個(gè)部門(mén)間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門(mén)將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個(gè)部門(mén)，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門(mén)同時(shí)開(kāi)始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個(gè)部門(mén)完成一小部分后就傳遞給下個(gè)部門(mén)。同時(shí)，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號(hào)（唯一），并在部門(mén)間交接時(shí)作好記錄，這樣不僅可以控制進(jìn)度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。
第六步：數(shù)據(jù)檢查
（1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整。可以請(qǐng)企業(yè)中有經(jīng)驗(yàn)的人員復(fù)查或計(jì)算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時(shí)還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會(huì)造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對(duì)企業(yè)今后的業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。
（2）正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說(shuō)明，可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯(cuò)誤如會(huì)計(jì)科目是資產(chǎn)類型的，但是因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤輸入成負(fù)債類型的，再比如有的物料是采購(gòu)來(lái)的，但是錄入成自制件，這樣的錯(cuò)誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。
（3）唯一性檢查：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個(gè)角度檢查，常見(jiàn)錯(cuò)誤有多個(gè)實(shí)物編成同一個(gè)編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會(huì)提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時(shí)一個(gè)實(shí)物對(duì)應(yīng)多個(gè)編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯(cuò)誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會(huì)發(fā)生多個(gè)賬務(wù)錯(cuò)誤。
在改正錯(cuò)誤的同時(shí)，要做好資料版本的控制，這個(gè)工作在多部門(mén)參與的數(shù)據(jù)整理工作中尤為重要。曾經(jīng)有個(gè)客戶，多個(gè)部門(mén)都在同時(shí)修改一份相同的資料，修改之后的文檔中只有自己的一部分?jǐn)?shù)據(jù)是正確的，其他部門(mén)數(shù)據(jù)還是錯(cuò)誤的。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，無(wú)論以誰(shuí)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)都是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯(cuò)誤數(shù)據(jù)后進(jìn)行合并才行。由此可見(jiàn)，針對(duì)每類數(shù)據(jù)都應(yīng)該設(shè)置負(fù)責(zé)部門(mén)和負(fù)責(zé)人員，每次修改后由負(fù)責(zé)人員將文檔的版本更新，同時(shí)舊版本數(shù)據(jù)也要保存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。
第七步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)
錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對(duì)于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門(mén)的文件柜中，作為重要文檔管理。
接下來(lái)的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復(fù)工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。這些方法各有利弊。
（1）所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復(fù)制功能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件會(huì)在錄入的同時(shí)自動(dòng)查錯(cuò)，大多數(shù)前期未查出的錯(cuò)誤可以在錄入時(shí)被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種方法的缺點(diǎn)是工作量大，完成時(shí)間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關(guān)系。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
（2）如果項(xiàng)目組中有數(shù)據(jù)庫(kù)高手，并且用人工錄入在人力和時(shí)間上都不能實(shí)現(xiàn)，可以采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)的方法，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是效率高，完成時(shí)間與數(shù)據(jù)表個(gè)數(shù)成倍數(shù)關(guān)系。缺點(diǎn)是隱含錯(cuò)誤多，不易檢查，曾經(jīng)有個(gè)客戶在上線幾個(gè)月后發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，反復(fù)檢查后發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)中有個(gè)字段空缺造成的，但是錄入的數(shù)據(jù)是可以由系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)默認(rèn)值的。如果采用此方法，應(yīng)該在前面的檢查工作中設(shè)定嚴(yán)格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對(duì)重要字段要逐個(gè)檢查，這項(xiàng)工作可以利用各種軟件技術(shù)輔助人工進(jìn)行。
（3）另外一種方法結(jié)合了以上兩種方法的優(yōu)點(diǎn)。曾經(jīng)有一個(gè)客戶開(kāi)發(fā)了一個(gè)程序模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個(gè)字段（模仿人眼看數(shù)據(jù)的功能），然后在ERP錄入界面中的相應(yīng)字段錄入該數(shù)據(jù)（模擬人手的操作），再次讀下個(gè)字段，再次錄入程序……此記錄完成后轉(zhuǎn)下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯(cuò)功能，同時(shí)和數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，不需要人工干預(yù)，可以一天24小時(shí)的工作，速度也是很高的，不過(guò)需要高水平的程序員，至今還只見(jiàn)過(guò)一個(gè)客戶成功采用過(guò)此方法。
第八步：系統(tǒng)檢核
完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時(shí)最好的方法是利用軟件程序測(cè)試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫(kù)備份成一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫(kù)中做一遍，通過(guò)檢查結(jié)果的正確性來(lái)驗(yàn)證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。
在收集和整理這兩個(gè)步驟中，各企業(yè)根據(jù)自身員工的技術(shù)和特長(zhǎng)，通常會(huì)用一些工具軟件輔助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有Excel、SQL server等。利用工具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢(shì)是能夠查錯(cuò)，下幾條簡(jiǎn)單指令就可以發(fā)現(xiàn)大部分錯(cuò)誤，如果依靠人工比對(duì)檢查，所需的時(shí)間和工作量都是企業(yè)無(wú)法承受的。
ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這項(xiàng)工作的重點(diǎn)不是在數(shù)據(jù)本身，嚴(yán)密的計(jì)劃和合理的組織才是完成這項(xiàng)艱巨工作的最好手段。
附錄：融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，ERP實(shí)施效果更好！
大數(shù)據(jù)正在改變企業(yè)，它對(duì)企業(yè)資源計(jì)劃軟件也產(chǎn)生了影響。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，企業(yè)可以改善流程，獲得新發(fā)現(xiàn)，而這些新發(fā)現(xiàn)可以幫助他們?cè)黾邮杖氩⒑?jiǎn)化內(nèi)部流程。ERP中的數(shù)據(jù)也有潛力改變業(yè)務(wù)流程，但只有在被充分利用的情況下。
根據(jù)《信息周刊》的說(shuō)法，公司往往只能分析12%的數(shù)據(jù)。這就意味著他們錯(cuò)失了88%包含在他們沒(méi)有辦法分析的信息中的潛在洞察力。鑒于ERP平臺(tái)與業(yè)務(wù)的許多方面相關(guān)聯(lián)，想想這些系統(tǒng)可能包含的信息都令人激動(dòng)。此外，將第三方信息同步到ERP平臺(tái)有利于了解特定的流程。當(dāng)涉及到大數(shù)據(jù)時(shí)，有許多不同方面的業(yè)務(wù)需要考慮。
銷售預(yù)測(cè)
在實(shí)踐中它可能會(huì)是這個(gè)樣子。Smart Data Collective網(wǎng)站指出了零售商如何使用大數(shù)據(jù)分析，利用其ERP系統(tǒng)來(lái)預(yù)測(cè)特定項(xiàng)目的需求。大型零售商，如塔吉特或沃爾瑪，在他們的ERP系統(tǒng)中都有重要數(shù)據(jù)，包括關(guān)于產(chǎn)品供應(yīng)和庫(kù)存的各類信息。Smart Data Collective表示，沃爾瑪可以使用其ERP分析舊款iPhone的銷售模式，并且預(yù)測(cè)市場(chǎng)對(duì)新機(jī)型的需求。然而，當(dāng)談到衡量iPhone等產(chǎn)品的需求時(shí)，該公司不能依賴系統(tǒng)做出分析。這里就是與業(yè)務(wù)分析集成派上用場(chǎng)的地方。雖然新iPhone的銷售和該案例之間的聯(lián)系的確說(shuō)得通，但新iPhone的發(fā)布可能會(huì)增加一些不太明顯的產(chǎn)品需求，比如新的耳機(jī)。
排程
銷售預(yù)測(cè)的潛力是巨大的，但這不是大數(shù)據(jù)和ERP整合所能提供的唯一益處。排程又當(dāng)如何?因?yàn)閷?shí)時(shí)信息變得更多，所以項(xiàng)目管理和排程只能在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成時(shí)才有所改善。例如，ERP Focus網(wǎng)站指出，公司可以從移動(dòng)設(shè)備上訪問(wèn)實(shí)時(shí)信息，甚至是遠(yuǎn)程制造機(jī)構(gòu)。對(duì)運(yùn)營(yíng)的所有領(lǐng)域有了更好的洞察，公司可以更有效地安排生產(chǎn)、節(jié)省時(shí)間和資源，而節(jié)省下來(lái)的資源可以用于其他地方，從而更有效率。
供應(yīng)鏈完善
連接地理空間數(shù)據(jù)來(lái)改善供應(yīng)鏈物流以提高效率。追蹤所有供應(yīng)鏈中的在途部件是許多企業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)之一。如果沒(méi)有更好的洞察，從供應(yīng)商到制造商的產(chǎn)品流動(dòng)管理是很困難的。有了實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，公司可以優(yōu)化路線，讓產(chǎn)品在這些路線上來(lái)回移動(dòng)，甚至可以看到交通信息和所需的穿梭卡車。這也可以提高供應(yīng)鏈的可視性，為公司提供一個(gè)關(guān)于資產(chǎn)位置的更完整的視圖。
更好的招聘做法
還有什么方法會(huì)比雇傭更好的人使用更多更有效的流程來(lái)提高運(yùn)營(yíng)效率更好呢?許多公司已經(jīng)開(kāi)始使用大數(shù)據(jù)來(lái)踐行更好的招聘實(shí)踐了。Social ERP指出，公司執(zhí)行委員會(huì)的下屬機(jī)構(gòu)SHL獲得了世界各地2500萬(wàn)名的雇員數(shù)據(jù)，通過(guò)研究這些數(shù)據(jù)，將它用于人才收購(gòu)的目的。利用ERP的人力資源模塊確定哪里有人才缺口并且使用大數(shù)據(jù)解決方案來(lái)決定去哪里尋找新的人才。
ERP與大數(shù)據(jù)分析集成對(duì)企業(yè)有很多好處。有效地使用數(shù)據(jù)可以改善客戶關(guān)系、完善產(chǎn)品、提高供應(yīng)鏈效率，甚至幫助招聘人員找到候選人來(lái)填補(bǔ)人才缺口。
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